O Notetaker é o bot da Elephan que entra automaticamente nas suas reuniões e cuida da gravação, da transcrição e da geração de insights, sem que você precise iniciar nada durante a call.

Antes de começar

Uma questão importante: O campo Local, no convite da reunião precisa estar preenchido com Google Meet ou Microsoft Teams.

Passo a passo

1. Acesse a plataforma Elephan

Faça login normalmente na sua conta.

2. Abra as configurações do Notetaker

Acesse o menu Configurações e clique em Notetaker

Inicie a configuração.

3. Clique em Configurar Notetaker

4. Confirme a integração com o calendário

Se o calendário não estiver conectado, clique em Conectar e faça a integração. Depois, clique em Próximo no final da página.

5. Ative a flag do Notetaker

A flag é o que permite ao bot entrar nas reuniões. Nessa mesma tela você pode alterar o nome do bot, caso queira um nome personalizado.

6. Defina o tipo e o idioma da reunião

O tipo de reunião ajuda a Elephan a categorizar o encontro e a interpretar melhor os temas abordados.

7. (Opcional) Impeça o bot de entrar em reuniões internas

Ao ativar “Não entrar em reuniões internas”, o bot deixa de entrar em reuniões nas quais todos os participantes têm o mesmo domínio de e-mail da empresa, como dailys, weeklys e 1:1. Você também pode cadastrar outros domínios que devem ser ignorados.

8. Escolha a regra de envio para deal

Essa regra define em qual negócio a nota da reunião será registrada. Há três opções:

• Enviar para o deal mais recente — a nota é vinculada ao último deal criado para aquele contato ou empresa.
• Enviar para todos os deals — a nota vai para todos os deals relacionados ao contato ou empresa.
• Usar regras customizadas — permite definir pipeline, etapa do funil e campos do CRM. Indicado quando você precisa de mais controle sobre o destino das notas.

9. (Opcional) Crie regras de tipo de reunião

Essas regras definem qual tipo de reunião o Notetaker aplica, com base em informações do CRM como estágio do deal, pipeline e campos personalizados.

Exemplo: se o cliente estiver no estágio Pré-vendas e como Lead qualificado, a reunião pode receber automaticamente o tipo Discovery de produto.

Depois de configurar as condições, clique em Adicionar para salvar a regra. Você pode criar quantas regras precisar.

10. Salve as configurações

Clique em Salvar para aplicar todas as alterações.

Resultado esperado

Depois de salvar, o Notetaker fica ativo e passa a entrar nas reuniões automaticamente. Para confirmar, acesse Configurações > Notetaker, clique em Meu Notetaker está pronto? e aguarde a verificação dos requisitos.

Se todos os itens aparecerem completos, está tudo certo. Caso algum requisito não esteja configurado corretamente, a própria tela indica o que precisa ser ajustado.

Configuração para toda a organização ou para um grupo

Para facilitar a gestão em diferentes níveis da organização, Super Administradores e Administradores podem configurar e replicar as configurações do Notetaker para toda a organização ou para grupos específicos.

Em ambos os casos, o gestor define personalização, tipos de reunião e regras de envio. A conexão com o calendário é uma etapa individual e precisa ser feita pelo próprio usuário: depois que ele conectar o Google Calendar ou o Outlook Calendar, as demais configurações definidas pelo gestor já estarão aplicadas.

Configuração da organização

Aplica a configuração a todo o time. Em Configurar para quem, escolha entre Toda a organização, para atingir todos do escopo, ou Um usuário específico, para configurar apenas uma pessoa da organização.

Configuração do grupo

Aplica a configuração aos usuários de um grupo. Em Configurar para quem, escolha entre Todo o grupo, para atingir todos do escopo, ou Um usuário específico, para configurar apenas uma pessoa do grupo.

Problemas comuns

• O bot não entrou na reunião

Confirme em Configurações > Notetaker se o calendário continua integrado e verifique se o campo Local do convite está preenchido com Google Meet ou Microsoft Teams.

• O bot entra em algumas reuniões, mas não em outras

Provavelmente a opção “Não entrar em reuniões internas” está ativa e os participantes compartilham o mesmo domínio de e-mail. Revise a lista de domínios cadastrados nessa configuração.

• A gravação parou antes do fim da reunião

O limite de gravação é de 3 horas. Depois desse tempo, o registro é finalizado automaticamente.

• A nota foi para o deal errado

Revise a regra de envio escolhida no passo 8. “Enviar para o deal mais recente” e “Enviar para todos os deals” se comportam de formas bem diferentes quando o contato tem vários negócios abertos.

• O gestor configurou o Notetaker, mas o bot não entra nas reuniões de um usuário

A conexão com o calendário não é replicada pela configuração em massa. Peça ao usuário que conecte o Google Calendar ou o Outlook Calendar na conta dele.

Perguntas frequentes

• Em que momento o bot entra na reunião?

Cinco minutos antes do horário agendado, sem necessidade de nenhuma ação manual durante a call. Assim a reunião é capturada desde o começo, com gravação, transcrição e análise.

• Existe limite de duração da gravação?

Sim. O limite é de 3 horas por reunião; passado esse tempo, o registro é finalizado.

• Posso mudar o nome que o bot exibe na reunião?

Pode. O campo de nome do bot fica na mesma tela em que você ativa a flag do Notetaker, no passo 5.

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Ainda precisa de ajuda?

Fale com a gente pelo chat da plataforma ou pelo e-mail ajuda@elephan.ai. Se possível, informe o horário da reunião em que o problema aconteceu e o resultado da verificação Meu Notetaker está pronto?.

Atualizado em: 07/10/2026